Crear un expediente laboral de los nuevos colaboradores es de beneficio para todos los involucrados, debido a la información que engloban los especialistas en RR HH.
Hace algunos años, un artículo (Dunning et al., 2014) indicaba que la confianza en los demás se basa en un acuerdo inicial de respeto entre los involucrados, en especial cuando son desconocidos y no poseen información que ayude a confiar de forma automática.
En el contexto de Recursos y Capital Humano, esta idea tiene un mayor impacto al considerar que al inicio todo colaborador es un desconocido en el cual debemos confiar para convivir, interactuar y lograr los objetivos del equipo. Desde esta perspectiva la necesidad de pruebas, referencias y el corroborar la información del CV y la entrevista tiene un matiz distinto al de mera burocracia.
Cuando consideramos que estos procesos son la base que sustenta la confianza entre personas que se acaban de conocer y cuya intervención laboral es la clave del éxito colectivo, deja de parecer que el proceso de reclutamiento sea engorroso, para convertirse en necesario.
En esa medida se revalora la importancia de contar con información acerca del colaborador antes de integrarse en la organización, como una forma de establecer el marco de respeto colectivo al tener certezas sobre las nuevas personas, así como promover la empatía con los compañeros y así facilitar la interacción entre todos los involucrados (Mestre Escrivá et al., 2012; Moreno Velázquez et al., 2011).
La recopilación de información de currículo, pruebas psicométricas, antecedentes laborales, y datos de los entrevistadores conforman el expediente de una persona.
Este expediente nos permite conocer un poco más acerca del colaborador y corroborar la información de la entrevista, y así obtener una certeza que confirme que nuestra impresión es adecuada y la persona merece nuestra confianza para entrar en la organización y en nuestra convivencia cotidiana; corroborar que, independientemente de la impresión causada durante la entrevista —donde el candidato busca demostrar sus mejores cualidades y lucir lo mejor posible para obtener el empleo— fuimos capaces de reconocer que su empleabilidad se basa en competencias y habilidades.
Una de las prácticas más comunes para obtener este tipo de información es la revisión de referencias, así como el estudio socioeconómico (que actualmente con el uso de redes sociales, aplicaciones web y demás alternativas parecen anticuados y que deberían de ser eliminados de los procesos); sin embargo, ¿cuál sería la forma de construi la confianza entre los colaboradores cuando se ha definido que ésta depende de que los miembros del grupo se reconozcan como similares que comparten valores, y que las normas del grupo aplican para todos? (Herreros Vázquez, 2004).
Se debe de considerar entonces que la empatía del grupo se conforma en parte con la participación de los colaboradores en estos procesos organizacionales para la conformación del expediente. La tecnología nos ofrece hoy los recursos para desarrollar nuevos métodos de captación y análisis de datos, que pueden ser automatizados.
Asegurar que todos los procesos de recolección de información en el proceso de reclutamiento se alineen a las normativas vigentes, además de respetar en todo momento la privacidad de los colaboradores, también promueve la confianza, así como el desarrollo de conductas prosociales basadas en el respeto. Esto construye ambientes colaborativos empáticos (Dunning et al., 2014; Nordstrom, 1998) con la intención de facilitar la transición de los negocios a una realidad digital y post COVID, que requiere desarrollar nuevos esquemas de comunicación, trabajo, e incluso participación en la empresa.
Uno de los problemas que presentan es que no se consigue un esquema de confianza debido a que no siempre hay involucramiento por parte de los miembros de la organización; esto no quiere decir que deban ser reemplazados, sino más bien repensarlos dentro de un proceso de employee experience management que se alinee con las tendencias de digitalización y nuevas direcciones de los Recursos Humanos hacia un modelo de Capital Humano ágil (Deloitte, 2017) centrado en el cliente, donde se consideren a los colaboradores también como clientes que deben tener menos fricción con los procesos organizacionales que favorezcan el compromiso (Esmaeilpour & Ranjbar, 2018).
Entonces al implementar procesos y/o sistemas de corroboración de referencias enfocados en las necesidades de información del colaborador y la organización, así como la integración con la gestión interna, permitirá que la persona se incorpore con mayor facilidad, y que se aproveche la mayor cantidad de información disponible del colaborador.
Revalorar el proceso de reclutamiento como la herramienta para establecer confianza y empatía entre el colaborador, el equipo y la organización.
Además, llevar a cabo un proceso que permita el aprovechamiento de la información y la recolección de los datos de corroboración de identidad de una manera respetuosa que sea capaz de reconocer a la persona de una forma directa, sin la intervención de terceros, establecerá una política de confianza enfocada en facilitar el camino para todos.
La empatía demuestra que los procesos digitales se enfocan en disminuir la fricción con el usuario, y es por eso que son la herramienta clave para que las personas se sientan respetadas en su privacidad, tiempo, derechos y participación en la integración a una nueva organización.
Cuando se re-piense y se re-valorice el proceso de reclutamiento, con todo y la laboriosa documentación como parte de un desarrollo de on boarding que promueva la integración de las personas a la organización, es cuando los potenciales colaboradores desarrollarán confianza y empatía hacia la empresa desde antes de comenzar a trabajar en ella.
Esto facilitará que las compañías desarrollen capacidades de adaptación al cambio y la transformación que la realidad laboral actual demanda, así como la transformación digital del Siglo XXI.
Es importante considerar cuando analicemos los procesos de trabajo que muchas veces no es necesario eliminarlos, sino transformarlos a la realidad actual con el uso de la tecnología, la automatización, la inteligencia artificial e incluso machine learning, con la finalidad de eliminar fricciones, burocracia o documentación en papel excesiva que hacen que se pierda el valor real del proceso para la organización y las personas.
Luz María Cruz
Laboratorio de Innovación Círculo Laboral.
Licenciada en Psicología por la Universidad Nacional Autónoma de México y Doctora en Psicología Social, su trayectoria profesional abarca la docencia, la consultoría y la investigación con enfoque en Psicometría, Etnopsicología, Cultura, Relaciones Interpersonales y Capital Humano. Ha participado en encuentros científicos nacionales e internacionales, y posee publicaciones en libros y revistas científicas. Es especialista en el desarrollo de Proyectos de Investigación y desarrollo de Productos y Modelos.
