El propósito de convertir a una compañía en una organización capaz de tomar decisiones considerando lo que sugieren los datos, es misión fundamental de una Función Global de Datos. Entiéndase ésta como el área de la organización desde donde se diseña e implementa la Estrategia de Datos, la cual debe llevar a la organización año tras año al siguiente nivel de madurez en cuanto a su cultura de datos.

EEn la intención de llevar a la organización a convertirse en data-driven, la Función Global de Datos debería realizar al menos ocho actividades, las cuales, para facilitar su comprensión, podemos articularlas en una misma frase: una Función Global de Datos entiende las preguntas de negocio, planea y sigue las tareas para integrar los datos requeridos para responderlas, desarrolla y opera los artefactos para democratizar las respuestas a dichas preguntas; también regula y vigila la calidad de los datos.

Actividades que debería realizar una Función Global de Datos

A continuación se detallan cada una de estas acciones o actividades que debería realizar la Función Global de Datos en su día a día para convertir a una organización en data-driven:

Entender: dentro del área deben existir perfiles profesionales con la habilidad de poder generar conversaciones que permitan identificar claramente la pregunta de negocio que desean responder cada uno de los tomadores de decisión de la organización. La buena práctica para realizar un proceso adecuado de toma de decisiones soportado en datos, sugiere una identificación precisa, clara y consistente de la pregunta de negocio.

Planear: una vez que ha sido identificada de manera adecuada la pregunta de negocio, es necesario identificar cuáles son las tareas que requieren ser realizadas para poder dar respuesta a la misma. Esta actividad está altamente ligada a las actividades seguir, integrar y desarrollar.

Integrar: concentrar mediante procesos automáticos de extracción, carga y transformación de los datos requeridos para responder la pregunta de negocio. Estos datos deberían concentrarse en una Fuente Única de la Verdad.

Desarrollar: crear artefactos tecnológicos hardware y software para democratizar modelos estadísticos descriptivos y predictivos. Los primeros ayudarán a responder preguntas de negocio de naturaleza reactiva, y los segundos, de naturaleza futura o predictiva.

Seguir: hace referencia a realizar el seguimiento a las actividades de integración, desarrollo y puesta en operación de los diferentes artefactos de democratización. Tales artefactos son los que llevarán, desde la Fuente Única de la Verdad, la respuesta a la pregunta de negocio identificada en la actividad de entendimiento.

Una Función Global de Datos entiende las preguntas de negocio, planea y sigue las tareas para integrar los datos requeridos para responderlas, desarrolla y opera los artefactos para democratizar las respuestas a dichas preguntas; también regula y vigila la calidad de los datos.

Operar: gestionar expectativas de los tomadores de decisión mediante el cumplimiento de acuerdos de niveles de servicio que garanticen la entrega de las respuestas a las preguntas de negocio, según lo establecido en los mencionados acuerdos.

Regular: crear las políticas que fomenten el mejoramiento continuo de la calidad de los datos. Estas políticas deberían nacer de las necesidades del negocio en cuanto a la calidad de los datos, y deberían ser identificadas por los responsables de cada dominio de datos, e impulsadas hacia la organización por la Función Global de Datos.

Vigilar: crear procesos para medir periódicamente la calidad de los datos, soportándose en las políticas generadas desde la actividad de regulación. Adicionalmente, también la vigilancia conlleva la asignación alrededor de la organización de los Responsables de Dominio, esto es, el dominio de datos del cliente, el de datos financieros, operativos, contables, entre otros.

Estructura organizacional de la Función Global de Datos

Al momento de conformar una Función Global de Datos es importante considerar las actividades anteriores dentro de su estructura organizacional, de tal manera que al menos puedan ser realizadas holísticamente las ocho actividades anteriores por la Función Global de Datos. Por ejemplo, las actividades regular y vigilar podrían ser llevadas a cabo por una vertical de nombre “Calidad y Gobierno de Datos”, de la misma manera las actividades entender, planear y desarrollar por la vertical “Democratización de Datos”, y finalmente las actividades relativas a seguir, desarrollar y operar por la vertical de nombre “Analítica Operativa”. Dependiendo del volumen de proyectos, datos e infraestructura tecnológica, es posible la necesidad de evolucionar a una mayor cantidad de verticales organizacionales, o dividir las tres verticales propuestas anteriormente en otras con mayor nivel de especialización, o quizá, crear otras adicionales dada la naturaleza del giro de negocio o particularidades de la organización. El objetivo es garantizar que al menos se realicen las ocho actividades, de esta manera el proceso de madurez en cuanto a cultura de datos debería verse acelerado año con año.

Aceleración del proceso de onboarding de la Función Global de Datos

La inserción de las actividades de la Función Global de Datos en la organización puede verse acelerada si esta última es conformada por un líder de Negocio y otro de Tecnología. De esta manera las ocho actividades podrían dividirse de la siguiente manera:

• Líder de Negocio: se encargaría de las actividades relacionados al entendimiento de las preguntas de negocio, a la planeación de las actividades para sacar adelante los proyectos, al seguimiento de los mismos, y a la regulación de la calidad de datos.

• Líder de Tecnología: estaría a cargo de la integración de los datos en la Fuente Única de la Verdad, la operación de los artefactos de democratización, y la vigilancia de la calidad de los datos.

• Líder de Negocio y Tecnología: las actividades de desarrollo deberían ser compartidas por ambas partes. Se esperaría que el desarrollo de los modelos de business intelligence sean desarrollados por Tecnología, mientras que los modelos basados en máquinas de aprendizaje o machine learning e inteligencia artificial, sean desarrollados por el Negocio.

En este artículo se propusieron las actividades mínimas que debería realizar una Función Global de Datos en aras de convertir a una organización en una institución capaz de tomar decisiones considerando lo que sugieren los datos. Adicionalmente, se presentó una estructura organizacional que concentra en tres verticales las ocho actividades sugeridas en este artículo. Cada vertical contempla un rol estratégico para llevar a la organización al siguiente nivel de cultura de datos. Asimismo, se propuso una estructura organizacional bicéfala para acelerar el proceso de inserción de la Función Global de Datos en la organización. Los roles de cada uno de los dos líderes también fueron especificados.

VÍCTOR BARRERA

Es un experimentado científico de datos con estudios de maestría y doctorado con un enfoque particular en los procesos de toma de decisiones basados en el análisis de datos. Posee habilidades sólidas en la aplicación de la estadística, la inteligencia artificial y la ex tracción de conocimiento a partir de grandes volúmenes de información. Él es un data coach y presidente del Instituto Internacional de Ciencia de Datos (www.i2ds.org) que apoya a las empresas para convertirlas en organizaciones fundamentadas en los datos, siguiendo tres principios básicos: una función de datos global, una fuente única de la verdad y procesos de datos optimizados.