El pasado 23 de abril se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo IMSS, ISR e IVA .

Principalmente desaparece la figura de subcontratación u outsourcing y crea una nueva figura de servicios y obras especializadas. Un tema relevante es que en esta nueva figura caen todas aquellas personas físicas o morales que ponen a disposición personal para brindar un servicio en instalaciones de su cliente; empresas que brindan servicios como: seguridad, limpieza, comedores, entre otros, que deben registrarse en un padrón de la Secretaría del Trabajo (REPS E) con el fin de tener su autorización para poder seguir operando 3 años (o menos en caso de algún incumplimiento patronal) con renovación al término de ese periodo por los mismos años.

El Diario Oficial de la Federación (DOF) indica que hay entregables mensuales y cuatrimestrales que el cliente y proveedor deberán tener y proporcionar a las autoridades como pagos y soportes de IMSS, ISN, IVA , ISR, Infonavit.

Desde septiembre 2021 inició el apartado mensual y el cuatrimestral.

Consideramos que se dio una sobrerreacción por parte de diferentes especialistas laborales al sugerir a sus clientes eliminar los servicios de subcontratación sin medir consecuencias de la operación de su cliente, y sin conocer a detalle por qué se tenía ese servicio contratado, no dando la oportunidad de continuar a sus clientes con sus proveedores acorde a la Reforma misma que permitió en todo momento esta transición con mecanismos claros y tiempos específicos de cumplimiento.

Antes de eliminar al proveedor se tiene que hacer un análisis de por qué se usa este servicio; hay empresas que tienen décadas en áreas específicas con proveedores que tienen experiencia amplia en el servicio que otorgan.

Algunas preguntas a considerar son:

¿Por qué se utiliza el servicio?

¿Se puede reemplazar en forma inmediata sin afectar la operación?

¿Se tiene dimensionado el aspecto económico no sólo en tema de contingencias laborales sino en impactos sobre la operación?

Como un ejemplo: tener la capacidad para cubrir reclutamientos masivos.

Si se eliminó al proveedor de subcontratación, ¿qué esquemas pueden —dentro del nuevo marco legal— brindar el servicio que se requiere?

Sobre el proveedor anterior, ¿ha cumplido la ley ante las autoridades competentes?

Hay que recordar que las autoridades están revisando que en los pasados 5 años los proveedores de subcontratación hayan dado de alta en forma correcta los empleados ante IMSS, Infonavit, etc., y no en figuras con pagos mixtos o segundos flujos como asimilados, derechos de autor, pensiones, riesgos de trabajo, sindicatos, entre otros, que están fuera del marco legal.

Hoy ya se cuenta con empresas dentro del REPSE como MACH GROUP MX que están autorizadas para brindar servicios especializados acorde a tus necesidades y por actividad, pudiendo ser para centros de distribución, procesos de administración de una empresa, tecnología, entre otros.

Por otro lado, hay algunos servicios que la autoridad contempla que no deben entrar dentro del REPSE como servicios profesionales de reclutamiento, consultoría, capacitación.

Para darse de alta los proveedores en REPSE deben tener registro patronal y muchas de estas empresas no manejan empleados, ya que son profesionistas independientes y si se les pide REPSE no podrán cumplir con ello.

Para elegir la empresa especializada adecuada debemos cuidar los siguientes aspectos:

La Ley como se conocía en los artículos relacionados con subcontratación se derogó, es decir, ya no existen y no aplican sus artículos, siendo los más importantes los artículos 15-A; 15- B; 15-C, y 15-D. Debemos apegarnos a la nueva Ley tal y como se indica, no interpretar y menos aun considerar la Ley anterior como adicional a la actual.

· Asegurar por qué se busca utilizar este servicio: temporalidad, experiencia del proveedor, conveniencia de la operación en volver externo un proceso en específico, etcétera.

Validar con sus proveedores los siguientes documentos:

• ACTA CONSTITUTIVA DEL PROVEEDOR:

No deben tener el mismo objeteto social principal proveedor y cliente.

CIF Y FACTURA EJEMPLO QUE LES MANDARÍA ESE PROVEEDOR: con esto validar cuál es su actividad económica preponderante y que no facture principalmente aquello que es lo que el cliente factura como servicio principal. Ahora, independiente a la factura, su proveedor deberá brindar una relación de las personas asignadas al proyecto, días que trabajó y salario, con el fin de que esto sea la base para solicitar la información mensual que se presentará por el cliente cada mes ante SAT.

• REPSE VIGENTE: hay que asegurar que el proveedor del servicio cuente con su registro vigente y cotejar en la página de REPSE; revisar qué servicio específico está autorizado a brindar, así como que éste coincida con su acta constitutiva y CIF.

COSTO/ BENEFICIO: El costo siempre es importante, pero la calidad del servicio que pueda brindar el proveedor es fundamental para lograr el éxito de una empresa.

ENTREGABLES: No olvidar que debemos cumplir acorde a la Reforma con entregables mensuales por el cliente y cuatrimestrales por el proveedor, así como asegurarnos de que éste cumpla con reportar a las autoridades del IMSS Infonavit adecuadamente cada persona, días y salario correcto de los trabajadores por medio de las plataformas que ya tienen habilitadas IMSS (ICSOE) e Infonavit (SISUB).

Como observación: el que una empresa tenga REPSE vigente y opiniones positivas no significa que haya reportado los días exactos que el empleado trabajó para el cliente, esto es un reporte muy importante en el cual deben participar equipos internos del área fiscal, de nóminas y de IMSS / Infonavit para asegurar que los comunicables se hagan en forma correcta; sí, es un gran trabajo a realizar.

Existen proveedores que ofrecen algunas soluciones para esta administración, auditoría y control en forma física, o repositorios en la nube que sirven sólo para compartir información con el proveedor y que brindan hoy grandes consultorías; hay otras que venden plataformas con inteligencia artificial asegurando a sus clientes se podrá revisar todo en forma automática, sin participación del ser humano. Esto es falso debido a la calidad de la información que proporcionan los proveedores y el detalle que se debe revisar; no existe hoy ninguna herramienta totalmente automatizada para hacer este trabajo ya que son disposiciones completamente nuevas.

MACH GROUP MX cuenta con la experiencia en auditorías de obligaciones patronales desde el 2020 a proveedores de centros de distribución de distintas empresas nacionales e internacionales. Durante este tiempo tuvimos la oportunidad de conocer con qué nos vamos a enfrentar en esta nueva etapa, lo que representa una ventaja que ningún proveedor actual tiene. Con esta experiencia creamos VCP (Verificación de Cumplimiento Patronal). Por medio de nuestra plataforma vcpmach-cloud.com las empresas que tienen proveedores en sus instalaciones pueden contar con la información auditada desde la plataforma, y bajo el escrutinio y revisión de personal experto en cumplimiento patronal —no algoritmos—, lo cual asegura que la información se revise a detalle, y acceso inmediato 24/7 de los entregables que marca la Ley.

Con ello brindamos certidumbre a las empresas, incluso proveedores de gran tamaño que buscan dar este servicio como valor agregado para sus clientes, al quitar este trabajo a ambos y poder cumplir con las autoridades en tiempo y forma.

Esta reforma dio nuevas ideas y creó soluciones en el mercado para poder fortalecer su operación aun sin contratar un proveedor de servicio especializado.

Tras la reforma aproximadamente un 60% de las empresas que tenían servicios de subcontratación decidió llevar sus procesos en forma interna y se topó con diferentes barreras para cumplir sus objetivos, como por ejemplo:

1. Antes no tenía personal directo, ahora sí; todo lo contratamos en forma interna.

¿Cómo haré la nómina de mis empleados, procesos del IMSS, etcétera?

Una alternativa es contratar personal capacitado para este proceso, un sistema de nóminas y correr los procesos de IMSS, Infonavit, ISN e IVA e ISR en forma interna, claro, con los riesgos que esto conlleva, además de generar un trabajo innecesario y adicional a la empresa.

Hay firmas como MACH GROUP MX / Maquila de Nómina / Payroll que pueden apoyar por medio de su sistema en la nube a llevar estos procesos, con personal calificado y un costo competitivo (incluso en algunos casos mejor que el costo de hacerlo en forma interna). Hay grandes firmas que considera que este proceso no genera valor agregado a la organización y sólo engrosan el Head Count operacional.

2. Antes no teníamos que reclutar a nuestro personal operativo (masivo) en temporada alta, picos mensuales, promociones, etc., en áreas como centros de distribución o call center. ¿Cómo llevaré este proceso ahora, si nunca se hacía?

Las empresas pueden crear una infraestructura de reclutadores en campo, comprar camionetas, permisos para volantear, etc., sin embargo no tienen la experiencia necesaria por lo cual los resultados no son los adecuados.

Existen empresas como MACH GROUP MX y nuestra firma Recruiters & HR Advi – sors LATAM que brinda el servicio de RPO (Recruitment Process Outsourcing)/ Reclutamiento Masivo, que tienen infraestructura con más de 10 años de experiencia para brindar servicio masivo apoyando a las empresas desde atraer el talento adecuado hasta llevar el proceso completo —incluso de contratación— para el cl iente logrando con esto que continúe su operación sin interrupciones. Es importante cuando hablamos de costos saber que es más car o no tener el talento; es un servicio que se paga por resultados y aporta inteligencia de mercado que le ayuda no sólo a reclutar al talento, sino a retenerlo.

¿Quieres saber más sobre cómo elegir un proveedor especializado adecuado?, ¿cómo auditarlo acorde a la Reforma Laboral por medio de VCP?, ¿cómo asegurar que tus proveedores cumplan con sus obligaciones patronales?, ¿necesitas apoyo para elaborar tu nómina, soluciones de reclutamiento desde nivel operativo / administrativo masivo nacional o headhunting nacional o en Latinoamérica?

Contáctanos, será un gusto compartirte cómo puedes cumplir.

Enrique Arcos Torres

CEO MACH GROUP MX. / Recruiters & HR Advisors LATAM Licenciado en Comercio Internacional con más de 25 años de experiencia en áreas comerciales y los últimos 20 en Recursos Humanos trabajando para empresas nacionales e internacionales.

Cuenta con diversos diplomados en áreas administrativas y operativas de RRHH como reclutamiento, selección, RPO, Nóminas, IMSS, impuestos, Infonavit, entre otras. Coautor del libro “LA MAGIA DE OBTENER EL ÉXITO”. Ha impartido conferencias y debates de temas relevantes en México en los últimos 12 años que afectan a Recursos Humanos como reformas laborales y fiscales, y ha participado activamente en diversas cámaras como American Chamber (AMCHAM). Es el actual presidente y fundador del comité de Selección de Talento y Capacitación en Amedirh.