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sábado, noviembre 26, 2022

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Reconfigurar espacios: Soluciones para convertir las oficinas en espacios seguros

Las oficinas no serán como antes pero, al parecer, tampoco lo serán los hábitos, horarios, y jornadas laborales de antaño (hace casi dos años). Hoy está formándose una nueva modalidad laboral, híbrida, donde se comparte trabajo en casa y trabajo en espacios corporativos.

Si algo es cierto durante estos momentos de noticias por COVID-19 es que las oficinas no seguirán siendo iguales. Se acabaron los tiempos de escritorios alineados y pegados por milímetros; de sillas ajustadas a mesas de trabajo; el aire acondicionado en lugar de ventanas para ahorrar espacio útil, o la apresurada instalación de escritorios nuevos en esos pocos centímetros que quedaban junto a la puerta. Ante la contingencia mundial el mercado y el diseño corporativo han sabido ajustarse, innovar, desarrollar y, sobre todo, resolver. “Reconocer la necesidad es la condición primordial para el diseño”, explicó el diseñador Charles Eames.

Las oficinas no serán como antes pero, al parecer, tampoco lo serán los hábitos, horarios, y jornadas laborales de antaño (hace casi dos años). Hoy está formándose una nueva modalidad laboral, híbrida, donde se comparte trabajo en casa y trabajo en espacios corporativos.

En un estudio aplicado durante este 2021 por nosotros a más de 500 directivos de pequeñas, medianas y grandes empresas en México (PM STEELE®. Reporte de investigación de mercado. Momento y necesidades respecto a Oficinas y Muebles de Oficina. Grupo KP Investiga, 2021), más de la mitad de los encuestados dice contar ya con un modelo híbrido de trabajo, entre la casa y la oficina, institucionalizado a partir o incluso antes de la pandemia. El 20% de los que no cuentan con este modelo laboral están a punto de implementarlo.

Del hogar a la oficina y de la oficina al hogar, y es justo allí donde el interiorismo, la arquitectura, el mobiliario y los sistemas de almacenamiento entran en juego: ¿cómo resolver los espacios para que cumplan con protocolos, distancias y desinfección?

La clave se encuentra en la reconfiguración.

 En lugar de borrar, cerrar o eliminar espacios, habrá que pensar, planear, delimitar e incluso señalar cada área de trabajo, además de la instalación o el canje de mobiliario, más un cambio en el proceso de operación e integración.

Todas estas reconfiguraciones pueden significar la gran diferencia, la gran solución, estrategia más que compartida por todos, pues según nuestro estudio mencionado anteriormente, dos de cada tres de las empresas encuestadas planean reorganizar espacios, remodelar, construir o rentar para agregar metros cuadrados a sus áreas de trabajo, mientras que sólo el 29% de ellas planea realizar cambios que requieran construcción.

Existen varias opciones para reconfigurar espacios laborales y cumplir así con los protocolos actuales. Las organizaciones internacionales y nacionales indican que entre escritorios y estaciones deben de existir, al menos, aproximadamente 1 metro y medio de distancia, y de haber estaciones operativas habrá que evitar que los espacios queden acomodados de manera frontal.

Esta nueva configuración debe tomar en cuenta el espacio de cada colaborador (que según estadísticas debe crecer de 11 a 22 metros cuadrados) y ordenarse no de frente y de manera alternada, dejando un módulo para una persona en lugar de dos, en zigzag, de manera que el colaborador tenga una visión periférica que le permita ver el flujo en el espacio y decidir de manera responsable si levantarse o no.

Las oficinas privadas y las salas de juntas merecen una reconfiguración especial; se deben tomar en cuenta como un ente privado y de seguridad individual para los colaboradores que allí laboran. En las oficinas individuales habrá que pensar en la circulación del aire y en los accesos de entrada y salida, además de la aplicación de un sistema “Well” que contempla diez elementos a verificar: aire, agua, alimentación, iluminación, movimiento, confort, sonido, materiales, mente y comunidad.

Para las salas de juntas es de suma importancia el respeto a las medidas (mínimo 1.5 metros entre individuos), incluso si eso significa reducir el número de sillas, además de integrar mesas a las que se les pueda regular la altura y sillas ergonómicas para otorgar la suficiente comodidad y así evitar levantarse y deambular.

La colaboración y las reuniones pueden realizarse de manera eficaz y segura si se utiliza 

 CAMBIOS OCASIONADOS POR LA CONTINGENCIA SANITARIA CONSIDERACIÓN O IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO HÍBRIDO

Estuvieron en home office un tiempo y ya regresaron a oficinas 

31% Ya tenían un modelo híbrido o lo implementaron

 56% No sabe 

4% No es un modelo que funcione para la empresa

 21% Están considerándolo 

14% Lo están desarrollando 

5% No tuvieron cambios 

100% home office 

11% Implementaron un modelo híbrido

ELEMENTOS QUE DEBERÍA TENER UN SET TÍPICO DE HOME OFFICE (DIFERENTES OPCIONES)

Un protocolo y una reconfiguración de espacios planeados, estudiados y pensando en minimizar riesgos. También es aconsejable, para esas áreas donde conviven y laboran varias personas al mismo tiempo, agregar protecciones frontales o laterales (biombos o mamparas) de vidrio, laminado plástico o acrílico que no evitan la convivencia, pero sí previenen riesgos. 

En espacios más transitados o ideados como sociales, como la cafetería, el auditorio o el vestíbulo, la atención en el aforo será primordial, pero también se puede recurrir a fundas biodegradables que se tiran una vez utilizadas; asimismo es importante la ubicación de varios puntos de higiene, además de un sistema de ventilación que permita la salida del aire en lugar de reciclarlo.

A todo esto, habrá que agregar una reconfiguración de procesos de salidas y entradas, es decir, dejar pasillos despejados mediante protocolos de circulación (delimitados por dos metros de distancia o señales de “ceda el paso”); también echando mano de accesorios que ya existen en el mercado, desde monitores que miden distancias o lámparas desinfectantes hasta mamparas que permiten la visibilidad e incluso la convivencia visual, pero evitan el riesgo de contagio.

Otro descubrimiento del estudio realizado a directivos es la preocupación por los colaboradores incluso en home office, pues más de la mitad de las empresas encuestadas muestran interés en comprar mobiliario que ayude a del imitar la oficina en casa.

Es importante agregar aquí otro dato, resultado de nuestra encuesta: el 93% de los encuestados interesados en comprar mobiliario para el home office de sus colaboradores cree que es de suma importancia la adquisición de sillas.

El 76% de encuestados opinaron que también es importante un buen escritorio, y en un porcentaje más bajo, pero importante, el mobiliario de almacenaje. Al preguntarles sobre las características que buscarían para adquirir estos muebles, la mayoría optó por buscar calidad y una firma con experiencia y trayectoria en este campo sobre el precio. Queda aquí también comprobada la eficacia de una silla ergonómica, resistente y cómoda.

Estos datos nos ayudan a comprobar, cada vez más, que incluso en el home office de nuestros colaboradores se puede echar mano de la reconfiguración, y volver así eseespacio que se dedica a trabajar en casa un área útil, resistente, resiliente, operativa, eficiente e incluso colaborat iva. 

PM STEELE® cuenta ya con mobiliario y accesorios que ayudarán a delimitar espacios, incentivar el compromiso, eficientar los tiempos y asegurar la comodidad de los colaboradores. En un espacio asignado, reconfigurado como oficina, es más fácil la concentración que en un área del hogar improvisada para el trabajo bajo la imposición del home office.

Así de importantes son las soluciones que otorga una reconfiguración de espacio: la inclusión de protecciones frontales y laterales, más la instalación de mobiliario diseñado para reducir riesgos y aumentar distancias parecen ser, hoy, las opciones más fáciles, económicas y útiles, y para resolver esto la asesoría de un experto en espacios laborales resultará de excepcional ayuda a las empresas que busquen continuar operando.

El mercado y el diseño corporativo, como las oficinas, cambiaron, es un hecho, y aunque a veces el panorama se vea oscuro siempre hay una luz al final de los problemas. Después de todo, como nos dice Charles Eames, la necesidad es el detonante creativo del diseño, y si algo nos ha enseñado la pandemia es resiliencia, impulso de innovación y ganas de solucionar. Nosotros, en PM STEELE® vivimos y trabajamos a diario bajo estos preceptos.

PM STEELE® es una empresa especializada en el diseño y fabricación de mobiliario para espacios de trabajo y almacenaje. Fue fundada en 1950 y ofrece soluciones integrales en diseño y funcionalidad; sus modernas líneas y sus materiales de la más alta calidad son el sustrato fértil para crear ambientes vanguardistas y prácticos donde la imagen, la tecnología y el buen gusto se dan la mano.

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